Société de permanence téléphonique pour les Cabinets d’avocats, Parchemin Secrétariat maîtrise les enjeux de la réception de vos appels ; en sachant faire preuve de la réactivité et de l’écoute attendues par vos interlocuteurs.
L’accueil téléphonique au nom de votre Cabinet est toujours assuré par Christelle CHEMIN, du lundi au vendredi de 9h00 à 12h30 puis de 13h30 à 18h00.
La gestion des appels est gérée selon le respect de vos consignes spécifiques.
Vous êtes informé(e) en temps réel, les messages recueillis lors des appels sont immédiatement transmis par le biais de votre agenda et d’une copie par mail.
Le logiciel professionnel utilisé permet par la création de fiches contact d’identifier les numéros de téléphone entrants, ainsi vos Clients sont reconnus et le temps de traitement de l’appel est réduit.
Selon votre besoin, qu’il s’agisse d’un soutien ponctuel en renfort, d’un remplacement de votre Assistante, ou bien d’une collaboration quotidienne ; je peux intervenir avec souplesse à temps plein ou à mi-temps ou à temps partiel.
En dehors des horaires d’ouverture, un répondeur personnalisé selon votre attente, prenant les messages est activé.
Vous gardez totalement la main sur vos appels, notre solution de téléphonie permettra de vous transférer les appels souhaités (Clients, Magistrats,Greffiers, Experts, Huissiers, Confrères et Consœurs…) sur votre portable ou un second poste de ligne fixe.
Le service de standard externalisé est effectif en moins de 48h après la réception de vos documents contractuels, grâce à une simple manipulation de transfert d’appel (voir FAQ).
Vous gardez ainsi la main sur votre ligne dans le cadre d’une collaboration ponctuelle.
Je gère selon vos consignes et options choisies, les fixations, les confirmations, les reports et les annulations de rendez-vous.
Toute intervention sur votre agenda fait l’objet d’une notification en temps réel par mail.
Dans la volonté permanente de vous apporter une prestation efficace et de qualité, lors de la fixation des rendez-vous nouveaux dossiers, ou suivi de dossier, le Client sur vos consignes reçoit les informations préalables de préparation à ce RDV : tarifs de la consultation, modes de règlement acceptés, dossier d’AJ rempli, signé et justificatifs inhérents photocopiés, pièces utiles (PV de plaintes, documents médicaux, convocation à audience, dernier jugement rendu, …)
A la fois filtre et relais de communication avec vos Clients, j’assure la transmission des informations attendues (avancée d’un dossier, dates d’audience, documents attendus, montant d’honoraires dû, vérification RIB CARPA, etc.), selon consignes et accès à vos logiciels métier, afin de vous éviter des rappels indispensables mais chronophages.
